Для того, чтобы найти долгосрочного партнера в области корпоративных мероприятий для реализации проектов компании, принято объявлять тендеры. Реже устраивают тендеры на отдельные проекты. Тендер бывает открытый, когда к участию приглашаются все желающие путем публикации в СМИ и на сайте самой компании, и закрытый, когда предварительный отбор компаний, соответствующих определённым требованиям, формирует группу потенциальных конкурсантов, которым рассылаются предложения по участию в тендере.
Тендер может проводиться в 2 этапа:
1 этап. Анализ информации об агентстве на основе заполненных анкет.
Ко второму этапу будут приглашены агентства, выбранные в результате анализа. Они получают подробный Бриф и Тендерное задание. Здесь открытый тендер переходит в закрытый.
2 этап. Анализ предложений и проектов, разработанных в соответствии с Тендерным заданием. Если по условиям тендера требуется проведение работы творческого характера, результаты которой могут быть отнесены к интеллектуальной собственности (разработка сценария, концепции, дизайнерская работа), то предлагается участие в оплачиваемом тендере, все результаты которого переходят в собственность устроителя тендера на определённых финансовых условиях.
Тендер должен содержать следущие пункты: информация о компании в виде пресс-релиза, цель проведения тендера, требования к агентству и сроки проведения тендера, которые регламентируют: сбор и анализ информации, рассылку тендерных заданий для 2 этапа, получение предложений от агентств, презентации агентствами проектов разработок Тендерного задания и, наконец, выбор агентства.
Ниже приведен типичный пример тендера на предоставление услуг по организации мероприятий Крупной IT-компании (далее - KIT)
От администратора отдела снабжения KIT ___ФИО_____
"____"__________ 2005 года
Уважаемые господа,
Компания KIT объявляет тендер с целью выбора агентства по организации и проведению мероприятий KIT на период до "____"__________2006 года и приглашает Вас принять в нем участие путем предоставления Ваших предложений в соответствии с условиями и требованиями, приведенными ниже.
Подавая Ваше предложение для рассмотрения в рамках настоящего тендера, Вы, тем самым, соглашаетесь со следующими условиями:
1. Все затраты, понесенные Вами в результате подготовки Вашего предложения, относятся на Ваш счет
2. Несмотря на то, что KIT примет к расмотрению все предложения, отвечающие требованиям и присланные в срок, окончательное решение о заключении Договора всецело принадлежит KIT, базируясь на каких бы ни было критериях оценки, которые KIT выбирает по своему усмотрению. Таким образом, подача Вашего предложения не должна быть истолкована Вами как обещание или обязательство, выраженное или подразумеваемое, какой-либо совместной коммерческой деятельности с KIT в результате подачи Вашего предложения. KIT сохраняет за собой право отклонить в любое время и по любой причине Ваше предложение. KIT также сохраняет за собой право проводить дальнейшие переговоры с любым/всеми потенциальными Поставщиками аналогичных услуг.
3. Ваше предложение, а также информация, полученная KIT в связи с последующими встречами или дискуссиями между Вами и KIT, не должны содержать сведений, которые могут расцениваться как конфиденциальные или собственные для Вас или любой другой стороны
4. К настоящему запросу приложен стандартный Договор KIT на предоставление услуг нетехнического характера, который будет предложен для подписания в случае выбора Вашей компании в качестве Поставщика услуг. Любые условия Договора, которые не могут быть Вами приняты, должны быть Вами указаны в деталях в Вашем предложении. В дополнение в Стандартному Договору KIT подпишет с Вами Договор о неразглашении конфиденциальной информации, если таковое разглашение может иметь место в процессе взаимодействия.
5. Ваше предложение должно содержать ссылку на номер тендера и содержать в себе ответы на все вопросы, приведенные в настоящем запросе.
6. Ваше предложение должно включать копии свидетельства о регистрации Вашей компании и свидетельства о постановке на учет в налоговую инспекцию, а также информацию о банковских реквизитах, заверенную печатью компании и подписью ответственного лица.
7. Срок подачи предложений до 20 января 200__ года включительно. Предложения, присланные позже указанного срока, к рассмотрению приниматься не будут.
Предложения должны быть адресованы на имя администратора отдела снабжения KIT ___ФИО_____ и присланы либо в оригинале по адресу: ____________________, либо по электронной почте на адрес __________________________
Вопросы, возникающие в ходе подготовки предложения, пожалуйста, адресуйте администратора отдела снабжения KIT ___ФИО_____ по тел. №____________
С уважением, администратор отдела снабжения KIT ___ФИО_____
Требования к агентству по проведению мероприятий для компании KIT
Общие требования:
1. Знание и понимание IT бизнеса
2. Максимальная гибкость в обслуживания заказчика.
3. Желателен опыт работы с крупными иностранными компаниями
4. Среднее по размеру, но не менее 20 человек в компании
5. Агентство должно работать на рынке данных услуг не менее 3х лет
6. Наличие постоянного account manager, который 100% времени работает с нашей компанией. Помимо менеджера в агентстве должно быть как минимум еще несколько сотрудников, которые также подключались бы по необходимости к работе над организацией наших мероприятий.
7. Возможность привлечения к выполнению задач проверенных подрядчиков нашей компании
8. Агентство должно уметь организовывать как мероприятия KIT, так и совместные мероприятия с партнерами.
9. Иметь опыт в организации выездных мероприятий, включая организацию мероприятий заграницей, а также иметь опыт в организации Road show по регионам.
10. Агентство должно иметь уметь организовать как деловые конференции, так и нестандартные мероприятия (корпоративные вечеринки, team building и т.д.)
Наличие своих технических мощностей:
1. Технические мощности (свет, звук)
2. Выставочные мощности (застройка стендов, сцены, печать банеров и др)
3. Предоставлять на мероприятия профессиональную видео и фотосъемку и делать после каждого мероприятия фотоотчет
Креативное наполнение:
1. Агентство должно иметь наработанные связи с артистами
2. Дизайнерские возможности
3. Разрабатывать креативную программу под мероприятие и воплощать ее в действии
Разработка концепции и отдельных элементов оформления и их реализация:
1. Агентство должно предоставлять в письменном виде перед крупными мероприятиями на утверждение в KIT общую концепцию оформления, которая включает в себя разработку дизайна площадки, дизайна всех печатных материалов (от приглашения до программы мероприятия), оформления помещения и выставочной площади, в случае необходимости сувенирной продукции
Транспорт и логистика:
1. Наличие своего транспорта, как легкового так и грузового, а также автобусов
2. Агентство должно обеспечивать все работы, связанные с логистикой, обеспечивать доставку к месту проведения мероприятия всего, что необходимо для компании KIT (брошюры, сувениры, банеры и т.д.)
3. Агентство должно иметь свой склад, где при необходимости могут хранится флаги, брошюры и др. материалы компании KIT
Наработанные контакты:
1. Агентство должно иметь наработанные и отлаженные контакты с отелями, д/о, турбазами.
2. А также иметь наработанные контакты в клубах, ресторанах, конференц-залах
Регистрация:
1. Агентство должно предоставлять промоперсонал для регистрации на мероприятии. Предоставляемый промоперсонал должен иметь навыки работы с компьютером.
2. Изготовление бейджей для участников конференций и форумов
3. При необходимости формирование пакетов с раздаточными материалами
Приглашение на мероприятия:
1. Агентство должно иметь базы данных с контактами для приглашения определенной целевой аудитории на мероприятия и обеспечивать необходимое количество участников
2. Агентство должно иметь возможность организации регистрация по телефону – предоставление московского номера при организации мероприятий в Москве и местного номера при организации регионального мероприятия
3. Возможность рассылки приглашений по почте и в электронном виде
Работа на мероприятии:
1. Агентство должно обеспечивать координацию всех служб отеля или иной площадки.
2. В случае нестандартной ситуации уметь отстаивать интересы клиента
3. Агентство должно уметь разработать анкету-опросник, и анализировать их после мероприятия
4. Необходимо уметь организовать раздачу и сбор feedback форм в обмен на сувениры от KIT. Уметь обрабатывать и анализировать данную информацию и предоставлять после каждого мероприятия в виде отчета
Региональные мероприятия:
1. Агентство должно иметь наработанные контакты в регионах (площадки, catering, техническое обеспечение, артисты, застройка и т.д.)
2. Возможность привлекать местные агентства и компании для выполнения той или иной срочной задачи, а также в целях соразмерности стоимости тех или иных услуг
Для оценки стоимостных характеристик агентства просим Вас предоставить следующие данные:
1. Размер агентской комиссии, которая должна быть постоянной для всех организуемых мероприятий и которая будет зафиксирована в контракте.
2. Просим Вас рассчитать стоимость организации и проведения следующего мероприятия (типичного Форума):
Мероприятие рассчитано на 600 человек. Основная аудитория – руководители предприятий, руководители IT-подразделений крупных компаний. Полный день. До обеда – пленарное заседание, после обеда – работа по 4 секциям. Место проведения – гостиница Рэдиссон Славянская.
Для организации Форума необходимо:
1. Обеспечить необходимое количество слушателей. Для этого предполагается осуществить рассылку приглашений по электронной почте (5000 адресов) и факсу (1000 контактов) – база для факсовой рассылки предоставляется агентством, а для электронной рассылки - KIT. Также необходимо предоставить постоянную телефонную линию для регистрации и осуществить регистрацию. Все данные должны быть сведены в общую таблицу зарегистрированных.
2. Организовать выставку решений от Бизнес-Партнеров KIT (участие партнеров – платное). Количество партнеров 10. Стоимость участия партнера 2000 USD. Агенство должно тесно взаимодействовать с партнерами по вопросам плана застройки, оформления стендов и финансовым вопросам участия партнеров (прием платежей от партнеров). Также агенство должно осуществить монтаж стендов (одинаковые) и демонтаж после проведения мероприятия. Кроме того, необходимо разработать и реализовать оформление залов.
3. Необходимо сформировать пакеты с информационными материалами для всех участников Форума. Материалы предоставляются KIT и партнерами. Необходимо собрать раздаточные материалы с партнеров.
4. Провести регистрацию присутствующих на Форуме. Все участники должны быть зарегистрированы непосредственно на форуме. Требуется предоставить достаточное количество человек для регистрации, чтобы избежать отсутствия очередей у стола регистрации . Там же должны выдаваться пакеты с информационными материалами
5. Необходимо организовать сбор feedback форм в обмен на сувениры от KIT.
6. Организовать комфортное пребывания на Форуме всех участников.
7. Организовать розыгрыш призов от KIT.
8. Организовать вечернюю развлекательную программу.
9. По окончании Форума необходимо провести анализ feedback форм и предоставить отчет на английском языке о проведении мероприятия.
Предлагаемые Вами расценки должны быть указаны в долларах США без НДС (для удобства сравнения)
Для оценки качества предоставляемых Вашим агентством услуг просим Вас предоставить следующую информацию:
-примеры проведения мероприятий для различных компаний (желательно в IT-области) с описанием и фотографиями
-примеры имеющихся в Вашем агентстве наработок с компаниями-застройщиками, организаторами развлекательной программы, артистами и т.д.
-отзывы от компаний, для который предоставлялись аналогичные услуги
-любую другую информацию, подчеркивающую уникальность Вашего агентства и его профессионализм.
Условия оплаты
См. Стандартный Договор и Техническое Задание
www.event-market.ru
Работникам и тем, кто ищет работу в условиях кризиса
