Презентация – искусство представления. Умение красиво представить продукт, компанию, проект очень важно в деловом мире, не менее чем сам процесс создания. Особенно значимо оно в работе PR специалиста и рекламиста – стоит вспомнить, сколько талантливых и интересных проектов было отвергнуто клиентами и руководством только из-за того, что создатели не смогли должным образом провести их презентацию, - «подать» и защитить.
Схема классической презентации – это приветствие, привлечение внимания, представление продукта, борьба с возражениями и подведение итогов, но успех презентации зависит от множества факторов – сила и точность выбранных аргументов, ораторское искусство, личное обаяние, качество демонстрационного оборудования и других. Мы приведем лишь несколько основных рекомендаций, презентация – дело творческое, жестких подробных указаний здесь быть не может. Умение презентовать шлифуется практикой.
1. Тон, общая концепция и сценарий презентации зависят от того, что вы презентуете и вашей аудитории. Странно, если презентация сложнейшего медицинского прибора последнего поколения будет сопровождаться вольными шутками, эмоционально окрашенными эпитетами и атмосферой карнавала, столь же нелепо каменными лицами и наукообразными оборотами речи представлять, к примеру, новую версию популярной компьютерной игры. Но это не значит, что, презентуя «серьезные» проекты, инвесторам или ключевым клиентам, нужно постоянно держать протокольный тон. Легкий юмор уместен практически везде!
2. Определитесь со стилем подачи информации. Одни люди лучше объясняют, используя принцип наглядности, в помощь им – схемы, карты и проекторы, другие хорошо владеют речью и полагаются на силу слова, третьи – на артистизм и разыгрывают перед аудиторией мини-представление. Разумеется, если получится сочетать эти подходы в двадцати или сорокаминутной презентации, будет великолепно, но не пытайтесь делать того, что вам лично несвойственно и чуждо - это вызывает неуверенность в себе, что обязательно заметят присутствующие. Если вы никогда не блистали способностями оратора, не ждите того, что в вас внезапно проснется Цицерон или Фидель Кастро и вы сможете красиво, свободно и развернуто говорить о предмете презентации. Постарайтесь оставить в сценарии презентации необходимый минимум текста и больше показывать, чем рассказывать.
3. Старайтесь, проводя презентацию, задействовать три основных канала восприятия информации. Зрительный (картинки, схемы, графики), слуховой (рассказ, вопросы, диалог) и осязательный (раздаточный материал, возможность потрогать руками презентуемый объект или испытать его в действии). Это непросто, но очень действенно.
4. Следуйте логике подачи информации: сначала основные факты, далее подробности, в порядке уменьшения значимости. Если вы защищаете проект или продукт, то вначале дайте краткий экскурс в историю проблемы, потом основные тезисы и аргументы в защиту (как именно этот продукт или проект может помочь или уже помог разрешить проблему), только потом – подробности работы над ним и описание преимуществ перед конкурентами.
5. Обязательно дайте возможность аудитории задать вам вопросы. Будьте готовы на них ответить. Продумайте заранее ответы на наиболее вероятные вопросы.
6. Борясь с возражениями, сохраняйте доброжелательный тон. Не оправдывайтесь. Почти любой минус можно смягчить или представить как преимущество: здесь вашим союзником станет фраза «Да, но зато..». К примеру, вам говорят, что цена продукта высока для среднего потребителя. Вы можете ответить «Да, возможно это так, но мы используем самые качественные материалы, не наносящие ущерб экологии, а срок службы нашего изделия втрое выше, чем у аналогов». Не говорите о том, чего вы не знаете наверняка, тем более, не лгите – ложь легко проверяема. Если вопрос явно провокационный и правда в ответ на него нанесет ущерб предмету презентации или компании, постарайтесь изящно уйти от ответа, сказав, к примеру, что вы не владеете пока всей информацией, но сделаете всё, чтобы выяснить это в краткое время.
7. Подводя итоги презентации, поблагодарите аудиторию, выразите надежду на новую встречу. Если итогом презентации становится принятие проекта или заключение договора о сотрудничестве, подчеркните, что будете продолжать работать, чтобы развиваться и становиться лучше, ставя новые цели.